На пути к полноценному электронному документообороту

Проблема перехода предприятий и фирм к электронному обороту бумаг сейчас актуальна как никогда: количество договоров, резолюций, приказов и тому подобных документов растет огромными темпами и зачастую просто не поддается подсчету. И было бы неправильно смириться с этой проблемой и погрязнуть в “бумажных горах”, которые только тормозят рабочий процесс. Выход из данной ситуации найден давно — это переход компаний на электронный документооборот. Несмотря на все положительные стороны такой схемы пока еще не все ростовские организации работают с электронными документами. Причина этого — низкая информированность о современных программных продуктах, которые способны значительно снизить объем бумажной документации.

Желая восполнить наличествующий пробел в знаниях, компания “Информатика” совместно с российским представительством всемирно известной корпорации IBM провела в прошедшую пятницу в Ростове специализированный софт-форум, посвященный программному обеспечению, упрощающему и оптимизирующему потоки электронной документации. Представители IBM поведали собравшейся публике о семействе программ Lotus, а докладчик из крупной софт-компании “ИнтерТраст” рассказал о системах электронного документооборота CompanyMedia.

Рынок интегрированных систем для коллективной работы является одним из крупнейших сегментов мирового рынка программного обеспечения, а приложения, для которых используются эти технологии, относятся к категории “критических” и “жизненно важных”. Тем ни менее, очень часто среди потенциальных пользователей этих технологий отсутствует понимание того, что в себя включает понятие “интегрированные системы для коллективной работы”, а также что составляет суть технологий Lotus Domino и Notes от IBM в частности. Именно этим вопросам и была посвящена первая часть ростовского форума.

Lotus Domino/Notes — это стандарт в области программного обеспечения коллективного пользования и идеальная технология для автоматизации делопроизводства как рабочего места, так и всей организации, независимо от ее структуры, масштаба и вида деятельности, причем быстро, качественно и с минимальными затратами. Это единственный продукт, содержащий все необходимые технологии: мощную распределенную документную базу данных; надежную систему передачи сообщений в среде “клиент/сервер”; богатый набор средств разработки приложений; средства интеграции с интернетом. Именно вместе взятые они кардинально улучшают способ ведения бизнеса и позволяют:

• устранить традиционные внутрифирменные барьеры и наладить связи между предприятиями;
• обмениваться произвольной информацией (текст, графика, видео, звук);
• совместно работать над проектами и координировать стратегически важные бизнес-процессы;
• отслеживать, структурировать и совместно использовать информацию, независимо от того, находится ли она в реляционной базе данных, в локальной сети или в интернете;
• упростить организацию работы, увеличить ее эффективность, вести контроль за выполнением;
• автоматически перенаправлять документы от клиента к клиенту в соответствии с принятой системой документооборота;
• автоматически поддерживать актуальность данных в базах, размещенных на разных серверах;
• поддерживать работу удаленных пользователей как в онлайновом, так и в офлайновом режиме;
• создавать веб-серверы на основе документов Notes и существующих веб-документов (HTML, Java, Java Script). С базами Notes могут работать пользователи, имеющие обычный браузер (Netscape Navigator, Internet Explorer и др.);
• защищать от несанкционированного доступа к серверам, базам данных, отдельным документам и почтовым сообщениям;
• использовать электронную подпись, шифрацию документов и отдельных полей по определенному ключу;
• интегрировать Notes с различными системами (MHS, cc:Mail, UUCP, SMTP).

Lotus Notes работает с различными протоколами, операционными системами и имеющимися приложениями, что уменьшает затраты на усовершенствование информационной структуры.

Программный комплекс Company Media от компании “ИнтерТраст” — это семейство систем электронного документооборота, автоматизации бизнес-процессов, информационной поддержки организационно-распорядительной и производственно-хозяйственной деятельности в организациях любого размера — от небольших офисов до холдингов национального масштаба.

Система CompanyMedia предназначена для крупных и средних государственных учреждений и коммерческих организаций, в том числе со значительной территориальной удаленностью структурных подразделений. Система является оптимальным выбором и для небольших организаций, стремящихся создать для сотрудников всех офисов и филиалов единое информационное пространство и при этом снизить затраты на управление.

ПО CompanyMedia позволяет описать сеть предприятий любой сложности и наладить в ней “сквозное” делопроизводство, при котором система отслеживает движение документа не только в пределах одного предприятия, но и между ними. Это позволяет создавать приказы, распространяющиеся на любую глубину иерархии управления, контролировать их исполнение и поддерживать горизонтальные информационные связи между сотрудниками различных подразделений одного или нескольких предприятий и т.д.

Российские предприятия страдают от несовершенства коммуникаций. Важные звенья системы управления нередко находятся в местах, где качество связи не позволяет создать коммуникационные центры. В CompanyMedia впервые реализованы технологические разработки компании “ИнтерТраст”, позволяющие гибко отображать логическую структуру управления на реальную коммуникационную инфраструктуру территориально распределенного предприятия. Система автоматически доставляет информацию между любыми двумя предприятиями по кратчайшему маршруту, причем в каждой его точке передачу документов контролируют и передающая, и принимающая стороны. Этот механизм гораздо надежнее электронной почты.

Подводя некую черту под прошедшим мероприятием, можно сказать, что форум наглядно показал необходимость введения в средних и крупных предприятиях систем электронного документооборота, ведь они не только облегчают жизнь руководству, но и позволяют шагать фирме в ногу со временем, а именно это и необходимо для успеха в бизнесе.

Сергей Шевченко

Новости партнеров: