НПЦ «Космос-2» завершил этап интеграции автоматизированной системы

«Космос-2» завершил этап интеграции автоматизированной системы

Ростовский научно-производственный центр «Космос-2» завершил этап интеграции автоматизированной системы «Управление муниципальной собственностью» (АС УМС) с системами электронного документооборота (ЭДО) КУПР-АСДО (собственная разработка) и СЭД «ДЕЛО» (разработчик – «Электронные офисные системы» Москва).

АС УМС – это комплексное решение для автоматизации выполнения практически всех функций органов управления муниципальной собственностью (департаменты, комитеты управления имуществом муниципальных образований любого уровня», землеустроители, другие организации).

Одной из функций АС УМС является возможность внесения в учетные карточки объектов учета всех типов (движимое, недвижимое имущество, земельные участки, муниципальные предприятия и учреждения, акции, доли, паи, договоры использования объектов, дополнительные соглашения к договорам и т.д.) произвольного количества связанных документов, из которых подавляющее большинство документов имеют нормативную направленность и так или иначе циркулируют в системах электронного документооборота, установленных в данных организациях:

• документы о включении объектов в муниципальную собственность, исключении объектов из муниципальной собственности

• документы – основания для предоставления объектов в аренду

• документы-основания для изменения условий аренды, расторжения договоров

• другие нормативные документы

По итогам многолетней эксплуатации АС УМС в органах управления собственностью крупных муниципальных образований (Департамент имущественно-земельных отношений Ростова-на-Дону, Комитет по имущественным отношениям Астрахани и др.) была выявлена необходимость глубокой интеграции АС УМС с системами электронного документооборота в части совместного управления документами.

На первом этапе интеграции АС УМС и систем ЭДО в АС УМС были внедрены следующие функции:

• добавление документов в АС УМС непосредственно из системы ЭДО. При этом карточка добавляемого документа в АС УМС автоматически заполняется на основе данных из ЭДО, а также производится связывание документов.

• связывание документов АС УМС с соответствующими документами ЭДО. При этом в карточку документа АС УМС автоматически заносится идентификационная информация соответствующего документа системы ЭДО, что позволит автоматически и однозначно найти документ в ЭДО при его просмотре из АС УМС.

• открытие документа АС УМС в системе ЭДО. Если документ АС УМС был добавлен из системы ЭДО или связан с системой ЭДО, то происходит автоматическое открытие карточки связанного документа в системе ЭДО. В противном случае пользователю предоставляются механизмы самостоятельного поиска и связывания документа в системе ЭДО.

Кроме описанных функций интеграции АС УМС с системами «Дело» и КУПР-АСДО, для пользователей системы ЭДО КУПР-АСДО предоставляются дополнительные возможности интеграции:

• банк данных системы КУПР-АСДО размещен непосредственно в базе данных АС УМС. Такой подход позволяет использовать единую нормативно-справочную информацию в обеих системах, а также обеспечить прямой доступ каждой из систем к взаимосвязанным данным другой системы. Благодаря такому решению сведена практически к нулю необходимость синхронизации данных обеих систем, дублирования данных, обеспечено отсутствие рассогласованности данных, времени на транспортировку данных между системами и т.п.

• обеспечена возможность визирования и мониторинга прохождения проектов договоров аренды АС УМС в электронном виде непосредственно средствами системы КУПР-АСДО.

• единая система безопасности, администрирования и разграничения прав пользователей.

Наличие столь глубоких средств интеграции АС УМС и системы ЭДО КУПР-АСДО позволяет говорить о создании ЕДИНОЙ информационно-аналитической системы УМС и КУПР-АСДО, которая позволяет обеспечить:

• объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации;

• эффективный контроль и управление над ходом исполнения документов и поручений, управление системой документооборота, что обеспечит сокращение сроков прохождения документов и улучшение исполнительской дисциплины;

• автоматизация функций мониторинга прохождения договоров аренды и других документов от этапа создания проекта договора до регистрации в органах юстиции с контролем исполнительской дисциплины;

• упрощение маршрутов прохождения документов, повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами;

• исключение дублирования работы по вводу информации на различных этапах работы с документами;

• возможность коллективной работы с документами при достижение высокой степени ее независимости от личных качеств персонала за счет автоматического исполнения большинства формальных процедур;

• сокращение временных и материальных затрат в ходе исполнения и прохождения документов;

• сокращение временных затрат при поиске информации о документах, находящихся в текущем делопроизводстве, а также передаваемых на архивное хранение;

• уменьшение стоимости хранения информации за счет сокращения площадей, на которых хранится информация; уничтожение малоэффективных бумажных документов; более компактного хранения бумажных документов; переноса бумажных архивов в более дешевые по стоимости хранения удаленные места;

• достоверность и подлинность документов, передаваемых в электронном виде, оперативность доведения их до исполнителя;

• повышение оперативности подготовки аналитических справок и отчетов о ходе исполнения документов на каждом уровне исполнения и в целом по организации;

• организацию и ведение единых информационных (документационных) ресурсов, создаваемых в процессе деятельности организации;

• создание системной основы для постепенного перехода к безбумажным технологиям работы с документами

Реализация дополнительных возможностей интеграции АС УМС и системы КУПР-АСДО стала возможной в связи с тем, что обе системы разработаны специалистами НПЦ «Космос-2».

По итогам совместной эксплуатации АС УМС и систем ЭДО будут определены направления дальнейшей интеграции систем.